Ogólne Warunki Uczestnictwa
w imprezach organizowanych przez Przedsiębiorstwo Hotelarsko-Turystyczne ODYS Sp. z o.o.
z siedzibą w Tresnej, ul. Nad Jeziorem 99, 34-311 Czernichów
1. Zawarcie umowy
Zawarcie umowy udziału w imprezie turystycznej organizowanej przez PHT „ODYS” Sp. z o.o. następuje po:
a) Zapoznaniu się z aktualną ofertą umieszczoną na stronie własnej PHT „ODYS” Sp. z o.o., niniejszymi warunkami uczestnictwa oraz ewentualnymi informacjami dodatkowymi dotyczącymi określonej oferty turystycznej.
b) Zawarciu z PHT „ODYS” Sp. z o.o. umowy-rezerwacji poprzez dokonanie zamówienia drogą pisemną: pocztową lub mailową — określonego typu zakwaterowania, wyżywienia lub pakietu ofertowego i imprezy, z podaniem własnych pełnych danych adresowych, imienia i nazwiska oraz tel. kontaktowego (dane do faktury/rachunku), a w przypadku obozów młodzieżowych — złożeniu w PHT „ODYS” Sp. z o.o. wypełnionej i podpisanej „Umowy – Zgłoszenia uczestnictwa w imprezie turystycznej”.
Umowę-Zgłoszenie może podpisać wyłącznie osoba prawna lub fizyczna, która posiada zdolność do takich czynności prawnych. W przypadku podpisania umowy przez osobę nieletnią lub o ograniczonej zdolności do czynności prawnych konieczne jest potwierdzenie umowy przez przedstawiciela ustawowego.
Zamówienie zbiorowe podpisują osoby do tego upoważnione, które zawierają umowę na rzecz zgłaszanych osób i są odpowiedzialne za informowanie pozostałych osób o szczegółach dotyczących oferty. Prawo do dokonywania zmian w umowie lub zgłoszenia rezygnacji z imprezy przysługuje wyłącznie Uczestnikowi zgłaszającemu rezerwację zbiorową.
c) Wpłacie zadatku w wysokości 25% ceny imprezy. Wpłata pozostałej części ceny imprezy winna być dokonana w podanym przez PHT „ODYS” Sp. z o.o. terminie, jednak nie później niż gotówkowo lub kartą w recepcji PHT „ODYS” Sp. z o.o. w dniu rozpoczęcia imprezy.
d) W przypadku imprez organizowanych przez firmy — płatność następuje w ustalonych przez strony terminach określonych oddzielną umową spisywaną dla każdego zamówienia.
e) Brak wpłaty powoduje wykluczenie z imprezy z konsekwencjami podanymi w punkcie 4.
2. Rezerwacja i godzina przyjazdu
Dokonana i potwierdzona wpłatą zadatku rezerwacja obowiązuje do godziny 18:00 w dniu przyjazdu/rozpoczęcia pobytu, o ile przy dokonaniu rezerwacji lub przed tą godziną Gość/Uczestnik nie poinformuje PHT Odys Sp. z o.o. o swojej późniejszej godzinie dojazdu.
Jeśli do tej godziny Gość/Klient nie pojawi się w Centrum Wypoczynku ODYS lub nie poinformuje wcześniej o swoim późniejszym zameldowaniu się w obiekcie, rezerwacja zostaje anulowana, a wpłacony zadatek rezerwacyjny jest bezzwrotny.
3. Obowiązki uczestnika imprezy pakietowej
Uczestnik imprezy pakietowej zobowiązany jest do dostarczenia w wyznaczonym przez PHT „ODYS” Sp. z o.o. terminie pełnych danych i ewentualnej dokumentacji wymaganych do realizacji imprezy/obozu młodzieżowego oraz punktualnego stawienia się w miejscu rozpoczęcia imprezy. Niespełnienie tych warunków może spowodować skreślenie z listy uczestników z konsekwencjami podanymi w punkcie 4.
4. Rezygnacja z imprezy
W przypadku rezygnacji z imprezy uczestnik powinien natychmiast powiadomić pisemnie o tym fakcie PHT „ODYS” Sp. z o.o., podając termin i nazwę imprezy, na którą miał jechać. O wysokości kosztów poniesionych przez uczestnika rezygnującego z imprezy (zgodnie z punktem 4 i 5) decyduje data odbioru rezygnacji przez PHT „ODYS” Sp. z o.o. lub dzień niewykonania przez uczestnika czynności określonych umową.
5. Koszty rezygnacji
W wypadku rezygnacji z imprezy PHT ODYS Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do potrąceń w wysokości kosztów rzeczywiście poniesionych do chwili otrzymania rezygnacji klienta. W praktyce kształtują się one następująco:
| Termin rezygnacji | Wysokość potrącenia |
|---|---|
| a) do 30 dni przed rozpoczęciem imprezy | bez potrąceń |
| b) 29 – 4 dni przed rozpoczęciem imprezy | 25–30% ceny imprezy |
| c) poniżej 4 dni przed rozpoczęciem imprezy | 70–85% ceny imprezy |
d) Przy rezygnacji z imprezy w dniu rozpoczęcia lub w trakcie trwania imprezy (np. obozy, kolonie) PHT ODYS Sp. z o.o. przysługuje pełna zapłata za całą imprezę pomniejszona o kwotę niewykorzystanego „wsadu do kotła”, ze względu na poczynione działania organizacyjne i brak możliwości sprzedania opuszczonego miejsca.
e) Nie pobiera się kosztów rezygnacji, poza opłatą manipulacyjną, jeżeli Uczestnik w momencie odstąpienia od umowy — jednak nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem imprezy — wskaże PHT „ODYS” Sp. z o.o. osobę spełniającą wszelkie warunki udziału w imprezie turystycznej, której przekaże uprawnienia i która przejmie obowiązki wynikające z zawartej umowy.
f) Uczestnik może obniżyć koszty związane z ewentualną zmianą terminu lub rezygnacją z imprezy poprzez zawarcie (w momencie podpisywania umowy) indywidualnego ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z imprezy.
6. Zmiany warunków umowy oraz odwołanie imprezy
Gdy po zawarciu umowy, a przed rozpoczęciem imprezy, nastąpią nieprzewidziane wcześniej odstępstwa lub zmiany w stosunku do informacji zawartych w katalogu lub umowie, PHT „ODYS” Sp. z o.o. zobowiązuje się bezzwłocznie powiadomić o nich Uczestników.
Jeśli zmianie ulegną istotne warunki umowy (tzn. zakres i standard oferowanych świadczeń), Uczestnik ma prawo do rozwiązania umowy i zwrotu wszystkich wpłaconych kwot. O rezygnacji lub akceptacji zmienionych warunków umowy Uczestnik zobowiązany jest poinformować PHT „ODYS” Sp. z o.o. w ciągu 3 dni po otrzymaniu informacji na temat zmian, nie później jednak niż 24 godziny przed rozpoczęciem usługi.
PHT „ODYS” Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania imprez z przyczyn od siebie niezależnych:
- działanie lub zaniechanie osób trzecich nie uczestniczących w umowie, jeśli działań tych nie można było przewidzieć;
- siła wyższa;
- brak wymaganego minimum uczestników — bez ponoszenia dodatkowych kosztów własnych. Odwołanie z powodu braku wymaganego minimum uczestników może nastąpić nie później niż 14 dni przed dniem rozpoczęcia imprezy.
W przypadku odwołania imprezy uczestnik ma prawo według własnego wyboru do:
- natychmiastowego otrzymania w całości wniesionych wcześniej wpłat bez obowiązku zapłaty kary umownej;
- uczestnictwa w imprezie zastępczej, tj. w przypadku obozów młodzieżowych — uczestnictwa w innym typie obozu w tym samym terminie lub w tym samym typie obozu w innym turnusie, za odpowiednią dopłatą lub zwrotem różnicy w cenie.
7. Ubezpieczenia
a) Podpisując „Umowę-Zgłoszenie” uczestnik lub opiekun nieletniego Uczestnika deklaruje, iż stan jego zdrowia umożliwia udział w imprezie, a w przypadku zachorowania w trakcie imprezy zwalnia leczących go lekarzy z obowiązku zachowania tajemnicy lekarskiej względem Ubezpieczyciela oraz wyraża zgodę na udostępnienie mu dokumentacji leczenia.
PHT „ODYS” Sp. z o.o. gwarantuje Uczestnikowi ubezpieczenie NNW o wysokości kwoty ubezpieczenia 5.000,- zł, obowiązujące na terenie kraju.
b) Pozostałe usługi i imprezy grupowe organizowane przez PHT „ODYS” Sp. z o.o. zawierają ubezpieczenie, jeśli tak przewiduje zamówienie-umowa na daną imprezę każdorazowo zawierana z Klientem.
8. Ogólne Warunki Ubezpieczenia
Uczestnik ma prawo i obowiązek przed wyjazdem zapoznać się u organizatora zakładowego lub w biurze podróży sprzedającym ofertę PHT „ODYS” Sp. z o.o. z właściwymi Ogólnymi Warunkami Ubezpieczenia.
9. Odpowiedzialność Uczestnika
Uczestnik ponosi odpowiedzialność materialną wobec PHT „ODYS” Sp. z o.o. za wyrządzone szkody podczas podróży i pobytu.
PHT „ODYS” Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez ponoszenia konsekwencji finansowych, z Uczestnikiem uporczywie naruszającym ustalony porządek imprezy, zagrażającym jej realizacji lub uniemożliwiającym innym uczestnikom normalne korzystanie ze świadczeń. Wszelkie koszty dalszego pobytu i powrotu do miejsca zamieszkania w takim przypadku ponosi Uczestnik.
10. Reklamacje
PHT „ODYS” Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za przebieg imprezy zgodnie z ofertą oraz ustaloną jakością i standardem świadczeń. W przypadku zaistnienia niezgodności pomiędzy stanem faktycznym a ofertą Uczestnik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie przedstawiciela PHT „ODYS” Sp. z o.o. (kierownictwo obiektu lub wychowawcę) w celu umożliwienia im naprawienia wady. Zaistnienie wady nie może być podstawą reklamacji, jeśli jej naprawa nastąpi bez opóźnień.
Jeśli wada nie zostanie usunięta, Uczestnik powinien zgłosić ten fakt w formie pisemnej, w czasie trwania imprezy, przedstawicielowi PHT „ODYS” Sp. z o.o.
Wszelkie reklamacje w sprawie usług winny być wniesione nie później niż 14 dni od daty zakończenia imprezy. Na prawidłowo zgłoszone reklamacje PHT „ODYS” Sp. z o.o. udzieli odpowiedzi w ciągu 30 dni od ich otrzymania.
11. Wyłączenie odpowiedzialności
PHT „ODYS” Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o świadczenie usług turystycznych, jeżeli jest ono spowodowane wyłącznie:
- działaniem lub zaniechaniem Uczestnika,
- działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nie uczestniczących w umowie, jeśli działań tych nie można było przewidzieć,
- albo siłą wyższą.
Jeśli wykonanie usług stanowiących istotną część programu jest niemożliwe, PHT „ODYS” Sp. z o.o. zobowiązany jest, bez obciążania Uczestnika dodatkowymi kosztami, wykonać w ramach tej imprezy odpowiednie świadczenia zastępcze, możliwe do zrealizowania w ramach danej imprezy. Uczestnik może z uzasadnionych powodów nie wyrazić zgody na wykonanie świadczeń zastępczych i odstąpić od umowy.
PHT „ODYS” Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej w sytuacji, gdy zaoferuje świadczenia zastępcze o co najmniej równorzędnym standardzie i wartości, zaś Uczestnik bezzasadnie nie przyjmie tego świadczenia.
PHT „ODYS” Sp. z o.o. nie dokonuje zwrotu świadczeń, które nie zostały w pełni wykorzystane z przyczyn leżących po stronie Uczestnika lub działania czynników zewnętrznych uniemożliwiających realizację świadczenia.
12. Rozstrzyganie sporów
Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją zawartej umowy, w przypadku braku porozumienia między stronami, będą rozstrzygane przez właściwy sąd cywilny.
13. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych „Warunkami uczestnictwa” mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych.
14. Ochrona danych osobowych
W związku z udostępnieniem danych osobowych PHT „ODYS” Sp. z o.o. do celów realizacji umowy informujemy, że zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.) przekazanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, a osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w ww. ustawie, w szczególności prawo przeglądania przetwarzanych danych osobowych, poprawiania ich oraz kontroli ich przetwarzania.
Administratorem danych osobowych jest PHT „ODYS” Sp. z o.o. (ABI wskazany do rejestru GIODO).